1.Objeto

El presente Acuerdo regula el tratamiento de datos personales recabados, almacenados y tratados a través del Software FicharApp por FICHARAPP S.L. con CIF B24829756, como Encargado del Tratamiento, en nombre del USUARIO/CLIENTE u EMPRESA USUARIA registrada, que actúa como Responsable del Tratamiento, con el fin de prestar el servicio de control horario, fichaje de jornada, gestión de horarios, ausencias, vacaciones, solicitudes, notificaciones y demás funcionalidades disponibles en la plataforma.

2. Naturaleza del tratamiento

FICHARAPP S. L. tratará los datos exclusivamente para:

• Registrar fichajes y jornadas laborales
• Gestionar horarios, calendarios y ausencias
• Atender solicitudes de fichajes y ausencias
• Enviar notificaciones automáticas, correos electrónicos y mensajes push
• Gestionar geolocalización en fichajes cuando el Responsable la active
• Proveer acceso a la plataforma, gestión de cuentas y soporte técnico
• Analítica operativa del servicio (incluyendo Google Analytics)
• Mostrar publicidad en versiones gratuitas (Google AdMob/AdSense)

Categorías de datos tratados:

• Datos identificativos: nombre, apellidos, DNI/NIF, número de la seguridad social
• Datos de contacto: email corporativo o personal, dirección y teléfono si aplica
• Datos laborales: fichajes, horarios, ausencias, solicitudes, reportes
• Datos técnicos: logs, actividad en la plataforma
• Datos de geolocalización cuando la empresa lo habilite

Categorías de interesados:

• Empleados y colaboradores de la empresa usuaria.

3. Obligaciones del Encargado (FICHARAPP S.L.)

FICHARAPP S.L. se compromete a:

• Tratar los datos únicamente según instrucciones del Responsable
• No utilizarlos con fines propios distintos al servicio
• Aplicar medidas de seguridad técnicas y organizativas adecuadas
• Garantizar la confidencialidad
• Asistir al Responsable en el ejercicio de derechos de los interesados
• Notificar brechas de seguridad sin dilación indebida
• Mantener segregación de datos por empresa
• Conservar la información disponible para exportación mientras exista contrato

4. Obligaciones del Responsable (USUARIO/CLIENTE u empresa usuaria)

El USUARIO/CLIENTE u empresa usuaria declara y garantiza que:

• Actúa como Responsable del Tratamiento
• Ha informado previamente a los empleados sobre el tratamiento de sus datos
• Cuenta con legitimación y base jurídica para introducir dichos datos
• Configura la plataforma y las funcionalidades (incluida geolocalización)
• Es responsable de los datos registrados, su veracidad y uso legal
• Cumple su obligación de conservación de registros laborales (mínimo 4 años en España)

La empresa mantendrá indemne a FICHARAPP S.L. frente a cualquier reclamación derivada del tratamiento realizado bajo sus instrucciones.

5. Subencargados y terceros autorizados

FICHARAPP S.L. podrá utilizar subencargados tecnológicos esenciales para el servicio, incluyendo almacenamiento, hosting y analítica. Incluyendo:

• Proveedor de hosting y backups
• Google Analytics: analíticas de uso y funcionamiento
• Google AdMob / Google AdSense: publicidad en la versión gratuita
• OneSignal: Servicios de notificaciones push y correo electrónico

Estos proveedores pueden realizar transferencias internacionales con garantías adecuadas (Cláusulas Contractuales Tipo y/o mecanismos validados por RGPD).

La lista actualizada de subencargados estará disponible para consulta y se notificará cualquier cambio.

6. Transferencias internacionales

El Responsable del Tratamiento autoriza las transferencias internacionales necesarias para:

• Google Analytics
• Google AdMob / Google AdSense
• Otros proveedores críticos del servicio

FICHARAPP S.L. garantizará que dichas transferencias se realizan con garantías adecuadas (por ejemplo: decisión de adecuación, Cláusulas Contractuales Tipo u otras medidas válidas).

Adicionalmente a los proveedores nombrados anteriormente, FICHARAPP S.L. solo realizará transferencias internacionales de datos si:

• Son necesarias para el servicio, y
• Existen garantías adecuadas conforme al RGPD (Cláusulas Contractuales Tipo u otras medidas suficientes).

7. Conservación y disponibilidad de los datos

El Responsable tiene la responsabilidad única de su política de conservación.

Sin perjuicio de lo anterior, FICHARAPP S.L. garantiza la disponibilidad y exportación de los registros de jornada durante al menos 4 años, en cumplimiento de la normativa laboral aplicable.

Al finalizar el servicio, FICHARAPP S.L. suprimirá o devolverá los datos según instrucciones del Responsable, salvo obligación legal de conservación.

8. Publicidad (versiones gratuitas) y analítica

En versiones gratuitas, el USUARIO/CLIENTE u empresa usuaria acepta el uso de publicidad gestionada por Google AdMob / AdSense.

El Responsable del Tratamiento declara que informará a sus empleados sobre el uso de analítica y publicidad, y cuando sea necesario, obtendrá los consentimientos legalmente exigibles.

9. Seguridad y auditorías

FICHARAPP S.L. mantiene controles internos y medidas como: cifrado, control de accesos, registros de actividad, copias de seguridad y aislamiento de bases de datos entre empresas.

El Responsable podrá solicitar información adicional o auditoría bajo acuerdo previo y asumiendo costes razonables si requiere auditoría in situ.

10. Limitación de responsabilidad e indemnidad

FICHARAPP S. L. no será responsable por:

• La veracidad, exactitud o legitimidad de los datos introducidos por el Responsable
• La falta de información o consentimiento a empleados por parte del Responsable
• Instrucciones de tratamiento emitidas por el Responsable
• Uso indebido de la plataforma por responsables o empleados de la empresa usuaria

El Responsable mantendrá indemne a FICHARAPP S. L. frente a reclamaciones derivadas de datos proporcionados por la empresa o del incumplimiento de obligaciones legales que correspondan al Responsable.

No obstante, FICHARAPP S.L. responderá por los daños causados por incumplimiento propio de sus obligaciones como Encargado conforme al RGPD.

11. Duración

Este contrato entra en vigor al registrarse la empresa en FICHARAPP S.L. y permanecerá vigente mientras exista relación contractual.

12. Legislación aplicable

Este Acuerdo se rige por el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD). Ambas partes se someten a los Juzgados y Tribunales de Madrid.