La nueva normativa sobre el registro de la jornada ha cambiado la forma en que las empresas controlan el tiempo de trabajo de sus plantillas.
Desde su entrada en vigor, todas las empresas deben llevar un registro diario de la jornada laboral de cada empleado, y garantizar un control horario claro, verificable y ajustado a la ley.
Este cambio busca una mayor transparencia en el tiempo de trabajo, evitar cualquier irregularidad en las jornadas laborales y asegurar que las horas trabajadas se ajusten al contrato.
Entender en qué consiste la norma y cómo aplicarla correctamente resulta clave para cumplir con la legislación y evitar sanciones. El fin no es otro que mantener una relación laboral justa entre la empresa y el trabajador.
A lo largo de este artículo explicaremos cuál es la nueva normativa sobre el registro de la jornada, cómo cumplirla, qué obligaciones hay y las mejores recomendaciones para implantar un buen sistema de registro horario.
| 1. ¿Qué es la nueva normativa sobre el registro de la jornada? |
| 2. Objetivos de la normativa: por qué se exige fichar en el trabajo |
| 3. Cómo cumplir con la nueva normativa |
| 4. Obligaciones y responsabilidades: empresas y trabajadores |
| 5. Recomendaciones para implantar un sistema de registro horario |
| 6. Beneficios y retos |
| 7. Preguntas frecuentes |
1. ¿Qué es la nueva normativa sobre el registro de la jornada?
La nueva normativa para fichar en el trabajo se aprobó mediante el Real Decreto-ley 8/2019 que modifica el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores.
Esta modificación introdujo la obligación de registrar la hora de inicio y fin de la jornada de los empleados, independientemente de su categoría profesional, tipo de contrato o régimen de trabajo.
El objetivo principal es garantizar un control de las horas trabajadas reales y evitar cualquier irregularidad en el cómputo del tiempo de trabajo.
Con esta regulación se busca que las empresas dispongan de un sistema verificable para conocer con exactitud la hora de inicio y fin de la jornada de cada trabajador. Además, deben reflejarse las interrupciones, los descansos y las horas extraordinarias, siempre de forma objetiva y fiable.
En cuanto a la conservación de los datos, el Real Decreto-ley determina que los registros tienen que guardarse durante cuatro años, y deben estar disponibles para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social cuando ésta lo solicite.
No cumplir con la nueva normativa sobre el control horario puede suponer sanciones económicas, que oscilan entre leves y graves, dependiendo de la magnitud del incumplimiento y del número de empleados afectados.
2. Objetivos de la normativa: por qué se exige fichar en el trabajo
El objetivo principal de la nueva normativa sobre el registro horario es garantizar un control real de la jornada laboral. Se debe garantizar que las horas trabajadas coincidan con las condiciones pactadas en el contrato.
Esta medida busca frenar prácticas habituales en el mercado laboral español, como la realización de horas extras no remuneradas o la falta de registros verificables en sectores con alta carga de trabajo.
La norma también pretende equilibrar las relaciones laborales entre la empresa y el trabajador. Antes de su entrada en vigor, la carga de la prueba recaía casi por completo sobre el empleado en caso de conflicto sobre las horas trabajadas.
Con esta normativa, ahora las empresas están obligadas a demostrar que cumplen con la jornada legal. Al disponer de un control horario documentado, los trabajadores pueden gestionar mejor sus horarios y evitar jornadas prolongadas no reflejadas oficialmente.
Del mismo modo, las empresas obtienen datos objetivos que les ayudan a planificar turnos, reducir horas extraordinarias y optimizar la organización interna.
Desde una perspectiva institucional, el Gobierno impulsó esta nueva ley sobre el registro de la jornada como respuesta a las recomendaciones de la Unión Europea y de la Audiencia Nacional, que instaban a los Estados miembros a establecer mecanismos efectivos para registrar la jornada diaria.
Esta iniciativa busca reducir la economía sumergida y garantizar que las cotizaciones a la Seguridad Social reflejan las horas realmente trabajadas.
Además, la norma contribuye a que la Inspección de Trabajo y Seguridad Social tenga una herramienta más eficaz para detectar posibles incumplimientos en materia del tiempo de trabajo.
En resumen, los objetivos de la normativa se centran en cuatro ejes fundamentales:
- Prevenir abusos en el número de horas trabajadas.
- Asegurar la compensación correcta de las horas extras.
- Aumentar la transparencia entre la empresa y la plantilla.
- Establecer una base documental que sirva como garantía ante posibles inspecciones o reclamaciones.
3. Cómo cumplir con la nueva normativa sobre el control horario
La nueva normativa sobre el registro de la jornada establece que las empresas deben implementar un sistema de fichaje para registrar de forma diaria la entrada y la salida de los empleados.
Los registros deben conservarse durante cuatro años y estar disponibles para los empleados, sus representantes y la Inspección de Trabajo en caso de revisión.
Aplicación práctica según el tipo de empresa
- Pequeñas y medianas empresas (pymes): tienen que usar un software o una aplicación digital como FicharApp para registrar las jornadas online.
- Grandes corporaciones: tienden a implantar plataformas automatizadas que integran el fichaje con los sistemas de recursos humanos.
- Teletrabajo: en este caso, el registro se realiza mediante aplicaciones digitales o portales corporativos. El empleado debe registrar su inicio y su fin de la jornada desde el dispositivo utilizado para desempeñar sus funciones.
- Trabajo por turnos: los sistemas deben adaptarse a la rotación y reflejar de forma exacta los cambios de horario. Los registros permiten comprobar si se respetan los descansos entre turnos y los límites de jornada establecidos por el convenio.
Aspectos clave para cumplir con la nueva normativa sobre el registro horario
- Los registros deben conservarse durante cuatro años.
- Deben estar disponibles para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social cuando ésta los solicite.
- El sistema elegido debe ser transparente para los empleados y evitar cualquier manipulación.
- La empresa tiene que informar por escrito a la plantilla sobre el procedimiento de registro y las consecuencias de no cumplirlo.
4. Obligaciones y responsabilidades: empresas y trabajadores
Las empresas tienen la responsabilidad de organizar un sistema de control horario que refleje con precisión la jornada de cada trabajador y mantener los registros durante el periodo exigido.
Los empleados deben fichar siguiendo los procedimientos establecidos internamente. El incumplimiento de la nueva ley sobre el registro de la jornada puede acarrear sanciones económicas considerables, dependiendo del grado de infracción.
Obligaciones de las empresas
1. Implantar un sistema de registro horario adecuado
Cada empresa debe establecer un sistema para fichar en el trabajo que registre la hora exacta de inicio y fin de la jornada. No se trata de un control orientativo, sino de un registro verificable que refleje el tiempo efectivo de trabajo.
2. Garantizar la veracidad y accesibilidad de los registros
Los datos deben mantenerse de forma que no puedan alterarse sin dejar rastro. Además, deben estar disponibles para los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
3. Informar a los trabajadores del sistema empleado
Antes de poner en marcha el registro, la dirección debe comunicar por escrito el método elegido, los procedimientos de fichaje y las consecuencias de no cumplir con la obligación de registrar la jornada.
4. Respetar la privacidad de los empleados
El uso de sistemas digitales debe cumplir con la normativa de protección de datos (Reglamento General de Protección de Datos y Ley Orgánica 3/2018). Es obligatorio limitar el acceso a la información y protegerla frente a usos indebidos.
5. Controlar las horas extraordinarias
La empresa debe llevar un recuento separado de las horas extraordinarias y reflejarlo en la nómina o compensarlo con descansos equivalentes. En caso de inspección, los registros deben demostrar que no se superan los límites legales.
6. Mantener una política interna coherente
Conviene designar a un responsable del control horario, especialmente en empresas medianas o grandes. Este puesto se encargará de revisar los registros, detectar irregularidades y gestionar las incidencias.
Obligaciones de los trabajadores
- Cumplir con el procedimiento de fichaje establecido por la empresa.
- Registrar correctamente el inicio y el final de su jornada, sin omitir pausas o interrupciones.
- Comunicar incidencias o errores en el sistema de registro para su corrección.
- Colaborar en el cumplimiento de la nueva normativa para fichar en el trabajo, ya que la alteración deliberada de los registros puede ser considerada falta disciplinaria.
Sanciones por incumplimiento
La Inspección de Trabajo y Seguridad Social puede imponer sanciones en función de la gravedad del incumplimiento:
- Infracción leve: se aplica cuando existen errores formales o el sistema de registro no se conserva correctamente. Las multas pueden alcanzar los 750 euros.
- Infracción grave: ocurre cuando la empresa no dispone de un sistema de registro o este resulta inaccesible para los empleados o la Inspección. Las sanciones oscilan entre 751 y 7.500 euros.
- Infracción muy grave: si se detecta manipulación de los registros o fraude en las horas extraordinarias, las multas pueden superar los 7.500 euros, además de otras responsabilidades legales o económicas.
Caso 1: empresa sin sistema de control
Una pyme del sector servicios fue sancionada con 6.250 euros tras una inspección que comprobó que no tenía registros diarios de la jornada y, por tanto, no cumplía con la nueva normativa sobre el control horario. Aunque alegó desconocimiento de la normativa, la sanción se mantuvo al considerarse infracción grave.
Caso 2: manipulación de fichajes
En una compañía de logística, se detectó que algunos empleados modificaban las horas de salida para reducir el número de horas extraordinarias reflejadas. La empresa fue sancionada con 9.000 euros por no garantizar la autenticidad de los registros.
Caso 3: incumplimiento parcial en teletrabajo
Una empresa tecnológica implantó un sistema de control horario digital, pero no incluyó a los empleados en remoto. La Inspección impuso una sanción de 3.000 euros por incumplir la obligación de registro integral para toda la plantilla.
Recomendaciones preventivas
- Revisar de forma periódica los sistemas de registro.
- Mantener actualizados los protocolos internos sobre el control horario.
- Formar a los empleados en el uso correcto de los sistemas de fichaje.
- Consultar con asesores laborales o expertos en derecho del trabajo para resolver dudas específicas.
5. Recomendaciones para implantar un sistema de registro horario funcional
Implementar un sistema de registro horario requiere planificación, comunicación interna y seguimiento constante. A continuación, detallamos una serie de recomendaciones para garantizar su correcto funcionamiento:
1. Elegir el método más adecuado según la empresa: una app de fichajes o un software especializado que integre el fichaje con la nómina y otros sistemas de recursos humanos. Ambos métodos cumplen con la nueva ley sobre el registro de la jornada.
2. Informar y formar a la plantilla
- Comunicar de manera clara las normas del sistema de fichaje, incluyendo la obligación de registrar entradas, salidas y descansos.
- Explicar las consecuencias legales y administrativas del incumplimiento.
- Ofrecer sesiones de formación para resolver dudas y familiarizar a los empleados con el sistema.
3. Establecer procedimientos internos claros
- Definir horarios de entrada y de salida, descansos y pausas, y cómo se deben registrar.
- Señalar a los responsables de supervisar el registro y corregir incidencias.
- Documentar los procedimientos en un manual interno o política de control horario.
4. Revisar y auditar los registros de forma periódica
- Realizar controles internos semanales o mensuales para detectar errores.
- Comparar los registros con los turnos planificados y las nóminas para garantizar la coherencia.
- Mantener un historial de incidencias y soluciones implementadas.
5. Asegurar la protección de los datos
- Restringir el acceso a la información únicamente al personal autorizado.
- Además de adaptarse a la nueva normativa sobre el registro de la jornada, hay que cumplir con la normativa de protección de datos en los sistemas digitales.
- Guardar los registros durante el periodo legal establecido (cuatro años) de forma segura y organizada.
6. Adaptar el sistema a cambios internos
- Ajustar el registro cuando se incorporen nuevos empleados, cambien los turnos o se modifique el horario laboral.
- Actualizar procedimientos si se implantan nuevas herramientas digitales o cambios en la organización.
7. Establecer un canal de comunicación para incidencias
- Permitir que los empleados informen rápidamente sobre errores o problemas en el registro.
- Resolver incidencias de forma transparente y documentada para garantizar la validez de los datos.
8. Realizar seguimiento y mejora continua
- Revisar la eficacia del sistema cada cierto tiempo y realizar mejoras según la experiencia de uso.
- Analizar indicadores como horas extras, cumplimiento de horarios y pausas para optimizar la planificación laboral.
6. Beneficios y retos comunes
La aplicación de la nueva normativa para fichar en el trabajo aporta ventajas para las empresas y los empleados, aunque también genera desafíos que requieren planificación y supervisión.
Beneficios principales
1. Mayor claridad en el control de la jornada
- Las empresas registran de manera precisa las horas trabajadas, facilitando la planificación de los turnos y el recuento de las horas extraordinarias.
- Los trabajadores cuentan con información objetiva sobre su jornada diaria, reduciendo discrepancias sobre los horarios y las compensaciones.
2. Mejor organización interna
- Con la nueva normativa sobre el registro de la jornada se puede identificar momentos de mayor actividad y ajustar la plantilla según la necesidad.
- Ayuda a detectar irregularidades en los horarios y corregir problemas de planificación.
3. Protección de derechos laborales
- Garantiza que las horas extraordinarias se registren y se compensen conforme a la normativa.
- Favorece el cumplimiento de los descansos y las pausas, contribuyendo a una gestión laboral más equilibrada.
4. Soporte ante inspecciones y auditorías
- Los registros constituyen una evidencia objetiva ante la Inspección de Trabajo, reduciendo los riesgos de sanciones o disputas legales.
Retos habituales
1. Adaptación tecnológica y administrativa
- La implementación de sistemas digitales puede exigir ajustes en empresas pequeñas.
- Es conveniente integrar el registro con nóminas, turnos y procedimientos internos.
2. Formación y concienciación del personal
- La plantilla debe conocer los procedimientos y las responsabilidades asociadas al registro horario.
- Es fundamental aclarar cómo se registran las entradas, salidas y pausas, y qué consecuencias tiene un registro incorrecto.
3. Supervisión constante
- Los registros deben revisarse de manera periódica para garantizar su validez.
- Se recomienda designar a un responsable que gestione incidencias y verifique la coherencia de los datos.
4. Adaptación a modalidades de trabajo variadas
- Los trabajadores en remoto o los turnos rotativos requieren que los sistemas reflejen correctamente la jornada y los descansos.
- Es necesario coordinar el registro con cambios de horarios y tareas específicas.
7. Preguntas frecuentes sobre la nueva normativa sobre el registro de la jornada
¿Quién está obligado a fichar?
Toda persona contratada por cuenta ajena debe registrar su horario laboral, sin importar su modalidad de contrato o su jornada.
¿La obligación se aplica también al teletrabajo?
Sí, los empleados que trabajan a distancia también deben registrar su jornada mediante herramientas digitales o sistemas equivalentes.
¿Durante cuánto tiempo deben guardarse los registros?
Durante un mínimo de cuatro años y tienen que estar siempre disponibles por si una inspección lo solicita.
¿Qué consecuencias existen por no cumplir la normativa?
Las sanciones pueden ser leves, graves o muy graves, dependiendo del incumplimiento. La falta de registros o su manipulación supone un riesgo legal para la empresa.
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