Resuelve tus dudas sobre FicharApp: control horario, fichaje legal, cómo fichar en el trabajo y el uso de nuestras aplicaciones de fichajes paso a paso.
Generales
¿FicharApp cumple con la ley de control horario en España?
Sí, FicharApp ha sido desarrollada en España específicamente para cumplir con la legislación vigente sobre el registro de jornada, incluyendo el Real Decreto-ley 8/2019.
¿Es segura la información de los fichajes?
Absolutamente, cada empresa tiene su base de datos independiente y los datos están almacenados en servidores europeos que cumplen con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR).
¿Es necesario instalar algo para usar FicharApp?
No hace falta instalar nada, ya que FicharApp está disponible vía web. No obstante, te recomendamos descargar nuestra aplicación para fichar en el trabajo, disponible tanto en smartphones como en tablets.
¿Qué dispositivos se pueden usar para fichar?
Los empleados pueden descargar FicharApp en sus móviles o tablets. Nuestra aplicación es compatible tanto en Android como en iOS.
¿Cómo empezar con FicharApp?
Para empezar a usar FicharApp solo debes de seguir estos pasos muy sencillos:
Crea tu cuenta de empresa
Descarga la app o entra desde la web.
Registra la cuenta de la empresa con tu correo
Esta cuenta será la principal como administrador y aparecerá como un empleado más.
Configura tu empresa
Dentro de tu cuenta, añade los datos básicos de la empresa.
Configura las diferentes opciones de fichajes, horarios, ausencias, etc.
Crea a tus empleados
Ve a «Empleados» y agrega pulsando + a todos los empleados que tenga tu empresa.
Una vez creados, recibirán un correo de bienvenida con los pasos a seguir para activar su cuenta y poder usar FicharApp.
Ellos no deben crear la empresa, solo entrar con el correo que les has asignado (o sesión con Google) para empezar a fichar desde su móvil.
En resumen: tú das de alta la empresa y creas al empleado, y el trabajador solo debe descargar la app e iniciar sesión con los datos que le lleguen.
¿Cómo crear un departamento?
Para crear un departamento hay que ir Departamentos y pulsar sobre el botón +, rellenar los datos solicitados y pulsar el botón guardar. Esta acción solo la pueden realizar usuarios con perfil Admin o usuarios con perfil RRHH siempre y cuando un administrador habilite esta opción en Configuración -> General (Permitir editar departamentos a RRHH).
¿Cuántos departamentos puedo gestionar?
No hay límites. Puedes crear tantos departamentos como necesites y asignar responsables con distintos niveles de permisos, todo desde una única cuenta de empresa.
¿Durante cuánto tiempo se almacenan los registros en FicharApp?
Todas nuestras tarifas incluyen el almacenamiento de todos los registros durante 4 años.
Requisitos mínimos para iOS y Android
Los requisitos mínimos para Android es tener la versión 7 o superior (Tablet o Smartphones).
Los requisitos mínimos para iOS es tener la versión 15.1 o superior (Tablet o Smartphones).
No puedo descargar la aplicación en Android (este elemento no está disponible en tu país).
Cuando recibes el mensaje «Este elemento no está disponible en tu país» quiere decir que tu cuenta de Google está configurada en un país diferente a España. Nuestra aplicación solo esta disponible para su descarga y uso en España.
Para comprobar y modificar el país de la cuenta de Google:
- Abre la Play Store y pulsa en la parte superior a la derecha en tu foto de perfil.
- Pulsa en Ajustes -> General -> Cuenta y preferencias del dispositivo -> Países y Perfiles
- Selecciona el país que quieras añadir a tu cuenta
- Sigue las instrucciones que aparecen en la pantalla para finalizar el proceso
Este proceso puede tardar hasta 48H.
Si no aparece el país que quieres añadir es posible que hayas cambiado de país durante el último año, que actualmente no te encuentras en el país en cuestión o que eres miembro de una familia de Google.
Puedes consultar la documentación de Google aquí.
He cambiado el correo del administrador principal y ahora no puedo acceder
Cuando realizas un cambio de correo para el usuario administrador o para cualquier otro usuario, la cuenta se restablece, siendo completamente necesario volver activar la cuenta pulsando en “Activar cuenta o recuperar contraseña” en la pantalla de login.
¿Cómo deshabilitar a un empleado que ya no se encuentra en la empresa?
Es muy importante tener en cuenta que los fichajes deben mantenerse por ley un mínimo de 4 años. Esto quiere decir que si un empleado ya no trabaja en la empresa no se debe eliminar de la plataforma. Lo que habría que hacer es deshabilitarlo pero no eliminarlo, al menos durante 4 años. Para deshabilitar a un trabajador tienes que entrar en su perfil de empleado y modificar su estado de la cuenta.
Fichaje
¿Se puede limitar la ubicación de los fichajes?
Sí, se puede activar la restricción por ubicación para asegurar que los fichajes solo se realicen desde zonas geográficas específicas, como una oficina, una tienda física o cualquier punto en concreto. Esta configuración se puede realizar a nivel empresa o por departamentos, siendo primaria la configuración del departamento.
¿Qué notificaciones automáticas existen para el control de fichajes?
Hay dos notificaciones automáticas. La primera avisa al empleado si no fichó el día anterior. La segunda establece un mínimo de fichajes diarios (entre 1 y 9), y notifica si no se alcanza ese número. Si los horarios están habilitados, el sistema solo enviará notificaciones a las personas que estaban programadas para trabajar ese día, evitando avisos en días libres o festivos. Además, si se activan los horarios se habilitarán cuatro automatizaciones adicionales que se explican más abajo en las FAQ de Horarios.
¿Permite la solicitud de fichajes a empleados?
Sí, desde la opción Configuración → Fichajes se puede habilitar que los empleados puedan solicitar fichajes nuevos o la eliminación de algún fichaje que ya existe. Posteriormente, la empresa deberá gestionar estas correcciones para asegurar un registro horario de los trabajadores preciso.
¿Quién debe gestionar los fichajes?
Los empleados con permisos de RRRH o Admin pueden editar los fichajes. Adicionalmente, es posible activar la gestión de los fichajes en cada departamento para que el responsable o el responsable auxiliar los gestione igualmente.
¿Es posible exportar los registros mensuales de fichaje?
Sí, en el apartado de Reportes se pueden generar diferentes tipos de informes, incluyendo una exportación completa con todos los registros y sus datos, así como un informe resumido con las entradas, las salidas y las horas trabajadas.
¿Los trabajadores pueden modificar sus fichajes si se olvidan o fichan mal?
No pueden modificarlos directamente, ya que la ley exige que el registro horario sea fijo y trazable. Sin embargo, en FicharApp es posible habilitar la opción de solicitud de fichaje desde el apartado de Configuración → Fichajes. Así, los empleados pueden pedir correcciones que deben ser validadas por un responsable, cumpliendo con la normativa vigente.
Horarios
¿Qué son las plantillas de horario y cómo se usan?
Las plantillas permiten crear configuraciones de horario reutilizables. Puedes asignarlas a uno o varios empleados, a los departamentos o a la empresa. Si más tarde editas la plantilla, los cambios se actualizarán automáticamente en todas las asignaciones que la usen.
¿Cómo se asignan horarios?
Los horarios se asignan de 3 formas:
1. A toda la empresa:
Desde Configuración → Horarios, se puede crear una asignación de horario pulsando el botón + en la parte inferior derecha. Para ello, se deben seleccionar las fechas de inicio y fin en las que se aplicará el nuevo horario y, a continuación, seleccionar una plantilla existente o generarla manualmente.
2. A un departamento:
Desde Departamentos, hay que elegir el departamento deseado y pulsar el botón +. Después hay que seleccionar «Ver asignación de horarios» para ir a la pantalla de Horarios del departamento. Con el botón + se creará una nueva asignación, definiendo fechas de inicio y fin y seleccionando una plantilla o creando el horario manualmente.
3. A un empleado:
En Empleados, hay que seleccionar el trabajador correspondiente y pulsar el botón +. Acto seguido hay que elegir la opción «Ver horarios del empleado» donde se mostrará el mes en curso y cualquier asignación existente. Desde el botón + es posible:
- Crear un horario específico para un día en concreto.
- Consultar la asignación de horarios actual y generar nuevas asignaciones definiendo fechas de inicio y fin, seleccionando una plantilla o creando el horario manualmente.
¿Qué nivel de asignación tiene prioridad: empresa, departamento o empleado?
Las asignaciones se aplican según este orden: primero la del empleado, si no tiene horarios asignados, se usa la del departamento, y si tampoco hay, se aplica la de empresa. En cada nivel solo puede haber una asignación activa por día.
¿Se pueden crear horarios personalizados para un día en concreto?
Sí, se puede asignar un horario específico a un empleado para un día en concreto. Esta opción es muy útil si por ejemplo se sabe que el empleado hará ese día menos horas de lo habitual. Esta asignación se aplicará solo a ese día.
¿Qué tipos de horarios se pueden configurar?
Se pueden configurar horarios fijos (hora exacta de entrada y salida), flexibles (intervalos de inicio/fin con contador de horas) o incluso horarios con flexibilidad total. En esta última opción se define solo las horas que debe trabajar un empleado, sin fijar horas concretas.
¿Cuándo se vuelven «Reales» los horarios asignados?
La asignación de horario se convierte en el horario real del empleado a las 23:50 horas, permitiendo planificar cambios con antelación.
¿Se pueden excluir días concretos de una plantilla o asignación?
Sí, se pueden excluir días específicos como festivos o jornadas no laborables, tanto desde plantillas como desde asignaciones sin plantilla. Esto dará mayor control sobre el calendario laboral.
¿Qué notificaciones automáticas se activan con la función «Horarios»?
Al activar la función de «Horarios» en Configuración → Notificaciones, se habilitarán nuevas opciones que tienen en cuenta estos horarios: avisar al empleado al inicio o fin de jornada o alertar si no ha fichado tras cierto tiempo.
Ausencias y vacaciones
¿Dónde puedo ver mis ausencias como empleado?
Cada empleado tiene la pantalla Mis Ausencias, donde puede ver todas sus ausencias y solicitudes.
Si el administrador ha habilitado las solicitudes, desde aquí también puede pedir una ausencia pulsando en el botón “+” en la parte inferior derecha.
¿Puedo ver mis ausencias en el calendario?
Sí. Al activar el módulo de Ausencias, se mostrarán en Mi Calendario. Si está habilitada la opción de solicitar, también podrás pedir tus vacaciones directamente desde ahí.
¿Cómo gestionan los administradores y responsables las ausencias?
Los perfiles de Admin, RRHH o responsables de departamento tienen varias formas de gestionar las ausencias:
- En el menú lateral aparece la opción Solicitudes, con todas las solicitudes pendientes.
- En cada ficha de empleado (en Empleados) encontrarás la vista Ausencias y solicitudes. Aquí podrás crear ausencias, aprobar/rechazar solicitudes y ver un resumen de las vacaciones.
- En el calendario del empleado puedes ver todas sus vacaciones y añadir o eliminar días directamente.
¿Puedo ver las ausencias de todo mi departamento?
Sí. En cada ficha de un departamento (en Departamentos) se habilita la opción Ver ausencias y solicitudes. Allí puedes ver un calendario mensual con la planificación de vacaciones de todo el equipo, además de la lista de solicitudes pendientes.
¿Cómo configuro los tipos de ausencia y la aprobación de las vacaciones?
En Configuración → Ausencias encontrarás las opciones de personalización:
- Definir quién aprueba las solicitudes (RRHH, responsable de departamento, o ambos en secuencia).
- Activar o desactivar tipos de ausencia (vacaciones, bajas médicas, etc.) o crear nuevos.
- Configurar límites (máximo de días/horas, o dejarlo en 0 si no hay límite).
- Decidir cómo se contabilizan las horas (sin contar, manual, según horarios asignados o solicitando horas al empleado).
- Elegir si el tipo de ausencia se puede solicitar o no.
- Personalizar el color en el que aparecerá en los calendarios.
Modo Kiosco
¿Cómo se activa el modo Kiosco?
Se activa en Configuración → Modo Kiosco. Hay que tener un perfil de Administrador o de RRHH para poder ver esta opción. Se puede seleccionar un departamento para limitar los empleados que aparecerán al iniciar sesión en el modo Kiosco. Una vez habilitado, se tiene que cerrar la aplicación y volverla a abrir para cargar el modo Kiosco.
¿Cómo se crea o se restablece el pin de un empleado?
Puedes hacerlo de dos formas:
- Hay que ir a «Configuración» → «Modo Kiosco», aquí podrás ver el listado de todos los trabajadores. Después pulsa el botón que hay en la derecha de cada uno de ellos y se restablecerá el pin Kiosco.
- En «Empleados», hay que seleccionar el trabajador correspondiente y pulsar el botón +. Acto seguido hay que elegir la opción «Restablecer Pin Kiosco»
Esto asignará un pin temporal y se le enviará por correo electrónico al empleado. Este pin lo deberá modificar el empleado en el primer inicio de sesión.
¿Cómo se desactiva el modo Kiosco?
Hay que pulsar la opción «Cerrar kiosco» en el listado de trabajadores del modo Kiosco. Te solicitará la contraseña del empleado con rol Administrador o RRHH que activó el modo Kiosco.
Cierre de fichajes y horas extras
¿Puedo cerrar un periodo si un empleado tiene solicitudes pendientes?
No. El sistema no permite cerrar un periodo mientras existan solicitudes de fichaje o de ausencias que no hayan sido aprobadas o rechazadas . Esto asegura que el recuento final de horas sea totalmente preciso antes del cierre.
¿Es posible eliminar un periodo de cierre una vez creado?
No. Una vez que se crea un periodo de cierre no se puede borrar de ninguna forma, y una vez cerrado definitivamente, tampoco se puede reabrir. Es un registro de solo lectura para garantizar la integridad de los datos.
¿Qué ocurre si el administrador modifica un fichaje después de que un empleado haya firmado?
Si se realiza una modificación manual en un periodo que ya tenía la firma del empleado, el sistema reabre automáticamente el periodo. El empleado recibirá una notificación indicando que el administrador ha realizado cambios y deberá volver a firmar para dar su conformidad con el nuevo registro.
¿Cómo calcula el sistema la generación de horas extras?
La aplicación se basa en el horario asignado al empleado (por ejemplo, 40 horas semanales). Para generar el balance, suma el tiempo trabajado más las ausencias, cualquier excedente sobre el horario teórico generará automáticamente horas extras si supera el umbral de minutos configurado (por defecto, 15 minutos).
¿Cuál es la diferencia entre el modo «Horas Extras» y «Bolsa de Horas» (Flexible)?
El modo de horas extras genera un balance positivo que debe compensarse o pagarse tras el cierre de cada periodo. El modo bolsa de horas está pensado para empresas con estacionalidad, donde se pueden hacer menos horas en invierno y más en verano, buscando que el balance total cuadre al finalizar el año. En este modo flexible, los cierres no generan horas extras automáticas, sino que el administrador o RRHH debe crearlas manualmente si así lo decide.
¿Qué plazo tengo para compensar las horas extras con descanso?
De acuerdo con la legislación mencionada en las fuentes, las horas extras deben compensarse con descanso en los 4 meses posteriores a su realización, a menos que exista un pacto o convenio diferente con el empleado. Pasado este plazo, la empresa podría estar obligada a abonarlas económicamente.
¿Es obligatorio que el empleado firme el cierre de fichajes?
La configuración es flexible. Puedes elegir si el cierre no requiere firma, si solo requiere la del empleado, o si requiere tanto la del empleado como la de RRHH para considerarse cerrado totalmente. Solicitar la firma digital permite obtener el consentimiento expreso del trabajador sobre sus horas registradas.
¿Cómo reciben los empleados el informe de sus horas cerradas?
Una vez que el periodo se cierra o se firma, el sistema puede enviar automáticamente un informe detallado por correo electrónico al empleado. También es posible configurar que este informe se envíe al responsable del departamento o a RRHH.
Proyectos y clientes
¿Para qué tipo de empresas está pensado el módulo?
Está pensado para cualquier empresa que necesite relacionar el tiempo trabajado con una actividad concreta.
Es especialmente útil para empresas que trabajan con clientes o servicios como:
- Consultorías
- Empresas de mantenimiento
- Instaladores
- Empresas de desarrollo
- Estudios profesionales
- Agencias
- Empresas de construcción
- Servicios técnicos
- Empresas con equipos desplazados
También es clave para cualquier empresa interna que quieren saber en qué proyectos, departamentos o actividades invierten el tiempo sus empleados.
¿Necesito trabajar por proyectos para utilizar este módulo?
No. Aunque el módulo está diseñado para trabajar con clientes y proyectos, puedes adaptarlo a la forma de trabajar de tu empresa.
Por ejemplo, una empresa puede utilizarlo para:
- Controlar horas por cliente
- Controlar servicios realizados
- Registrar trabajos internos
- Analizar departamentos o actividades
Los proyectos y tareas permiten añadir más nivel de detalle cuando sea necesario.
¿Qué diferencia hay entre un cliente, un proyecto y una tarea?
Cada elemento representa un nivel diferente de organización.
Cliente: representa para quién se realiza el trabajo.
Ejemplo → Cliente: Empresa ABC.
Proyecto: representa un trabajo concreto realizado para ese cliente.
Ejemplo → Proyecto: Implantación nueva web.
Tarea: representa una actividad concreta dentro del proyecto.
Ejemplo → Tarea: Diseño inicial.
Esta estructura permite analizar el tiempo desde diferentes niveles.
¿Qué permisos incluye el modulo de Proyectos y clientes?
El módulo de Proyectos y Clientes tiene diferentes niveles de acceso según el rol del usuario y su relación con clientes, proyectos y empleados.
- Administrador: tiene acceso completo al módulo y puede consultar y modificar toda la información.
- Reader: puede consultar toda la información del módulo, pero no modificarla.
- RRHH: puede consultar las imputaciones y tareas de los empleados.
- Gestor de Proyectos: puede gestionar completamente los clientes y proyectos, incluyendo su creación, edición y gestión de la información asociada.
- Responsable de proyecto: puede consultar los proyectos que tiene asignados, junto con sus tareas, imputaciones y asignaciones. Además, puede crear, editar, asignar y eliminar tareas y publicar comentarios en las tareas que tiene asignadas. No puede modificar las imputaciones ni las asignaciones. En cada proyecto existe un responsable principal asociado directamente al proyecto y también pueden existir otros responsables con acceso mediante los permisos correspondientes; ambos tienen el mismo nivel de acceso.
- Responsable de cliente: puede consultar los datos de los clientes que tiene asignados y todos sus proyectos, incluyendo tareas, imputaciones y asignaciones. No puede modificar esta información, aunque sí puede publicar comentarios en las tareas.
- Visor de proyecto: puede consultar la información del proyecto al que tiene acceso, incluyendo sus tareas e imputaciones, pero no modificarla.
- Responsable o responsable auxiliar de departamento: puede consultar las imputaciones y tareas de los empleados de su departamento. Además, puede modificarlas cuando esta opción está activada en la configuración del departamento.
- Empleado: puede trabajar con las tareas que tiene asignadas y registrar sus propias imputaciones según la configuración establecida por la empresa.
Las tareas completadas o canceladas tienen además restricciones específicas de modificación según el rol del usuario.
¿Cómo creo un cliente?
Desde el apartado de Clientes puedes crear una nueva ficha indicando la información necesaria para identificarlo dentro de FicharApp.
Cada cliente puede tener sus propios datos identificativos, código y responsable, permitiendo mantener organizada toda la información relacionada.
Una vez creado, podrá utilizarse para crear proyectos y asociar imputaciones de horas.
¿Puedo tener varios proyectos asociados al mismo cliente?
Sí. Un cliente puede tener tantos proyectos como necesites.
Por ejemplo:
Cliente: Construcciones García
- Proyecto reforma oficina
- Proyecto mantenimiento anual
- Proyecto instalación eléctrica
Cada proyecto tendrá su propio seguimiento de horas, tareas e informes.
¿Puedo cambiar un proyecto de cliente?
No. Una vez creado un proyecto, queda asociado al cliente seleccionado y no es posible cambiarlo posteriormente. Si necesitas que el proyecto pertenezca a otro cliente, tendrás que crear un nuevo proyecto asociado al cliente correcto.
¿Cómo registran los empleados el tiempo en un proyecto?
Los empleados pueden registrar sus horas asociándolas a un cliente, proyecto y, si se utiliza, una tarea concreta.
Esto permite que cada periodo trabajado quede relacionado con una actividad específica y posteriormente pueda analizarse mediante informes.
¿La imputación de horas puede ser automática al fichar?
Sí. FicharApp permite diferentes formas de trabajar:
- Crear las imputaciones de forma manual por parte de los empleados o gestores
- Imputación automática al fichar
- Solicitar al empleado que seleccione proyecto/tarea durante el fichaje
De esta forma cada empresa puede elegir el nivel de control que necesita.
¿Puedo obligar a un empleado a seleccionar un proyecto al fichar?
Sí. La empresa puede configurar el sistema para que determinados fichajes requieran una imputación antes de completar el registro.
Esto permite asegurar que todas las horas quedan correctamente asignadas.
¿Qué ocurre si un empleado trabaja en varios proyectos durante el mismo día?
Puede registrar diferentes imputaciones durante la jornada.
Por ejemplo:
08:00 – 11:00 Proyecto A
11:00 – 14:00 Proyecto B
Cada periodo quedará asociado al proyecto correspondiente.
¿Puedo diferenciar horas facturables y no facturables?
Sí. Cada imputación puede marcarse como facturable o no facturable.
Esto permite diferenciar:
- Tiempo que puede repercutirse al cliente
- Tiempo interno de gestión
- Reuniones
- Formación
- Tareas administrativas.
Posteriormente esta información puede analizarse mediante informes.
¿Cómo creo un proyecto?
Los proyectos se crean asociados a un cliente.
Al crear un proyecto puedes indicar información como:
- Nombre del proyecto
- Código
- Cliente asociado
- Responsable
- Estado
- Fechas
- Configuración relacionada con el seguimiento.
Una vez creado, el proyecto estará disponible para registrar horas y crear tareas.
¿Qué estados puede tener un proyecto?
Los proyectos pueden tener cinco estados diferentes, que permiten reflejar su situación actual y controlar cómo se gestionan dentro de FicharApp:
- Activo: el proyecto está en marcha y se puede trabajar en él con normalidad.
- En pausa: el proyecto está temporalmente detenido, pero puede retomarse más adelante.
- Completado: el trabajo del proyecto ha finalizado. El proyecto mantiene toda su información e histórico para poder consultarlo posteriormente.
- Cancelado: el proyecto se ha cancelado y no continuará. La información y el histórico del proyecto se conservan.
- Archivado: el proyecto pasa a formar parte del histórico y queda en modo de solo lectura. No se puede modificar ni volver a activar.
El cambio de estado del proyecto no modifica automáticamente el estado de sus tareas. Cada tarea mantiene su propio estado para conservar correctamente el histórico del trabajo realizado.
¿Cómo funcionan las tareas dentro de un proyecto?
Las tareas permiten dividir un proyecto en actividades más pequeñas para obtener mayor detalle.
Dentro de un proyecto puedes crear tareas con información como:
- Nombre
- Descripción
- Responsable
- Fechas
- Estado
¿Qué estados tienen las tareas?
Las tareas de un proyecto pueden tener cinco estados diferentes para indicar en qué punto se encuentra cada actividad:
- Pendiente: la tarea está creada pero todavía no se ha comenzado a trabajar en ella.
- En progreso: la tarea está actualmente en ejecución y el trabajo está en curso.
- Completada: la tarea se ha terminado y no queda trabajo pendiente sobre ella.
- Bloqueada: no se puede continuar con la tarea por algún impedimento, dependencia o circunstancia que requiere atención antes de poder seguir trabajando.
- Cancelada: la tarea ya no se va a realizar, por lo que queda cerrada sin necesidad de completarla.
El estado de cada tarea se gestiona de forma independiente al estado del proyecto. Por ejemplo, un proyecto puede marcarse como completado y mantener algunas tareas con su estado original, permitiendo conservar correctamente el histórico de lo que se realizó y de lo que quedó pendiente.
¿Quién puede modificar el estado de una tarea?
El estado de una tarea puede ser modificado por diferentes usuarios según su relación con ella y los permisos configurados en FicharApp.
Mientras una tarea no esté completada ni cancelada, pueden modificar su estado:
- El empleado asignado como responsable de la tarea.
- El responsable del proyecto al que pertenece.
- El responsable del cliente al que pertenece.
- Un Project Manager.
- Un administrador.
- Un responsable o responsable auxiliar del departamento, siempre que tenga habilitado el permiso para modificar imputaciones y tareas en la configuración de su departamento.
Una vez que la tarea está completada o cancelada, su estado queda protegido para evitar modificaciones accidentales. En este caso, únicamente podrán modificarlo un empleado con rol de Administrador o un usuario con rol de Gestor de Proyectos o Responsable del proyecto. De esta forma, las tareas cerradas mantienen su histórico y solo pueden ser reabiertas o modificadas por usuarios con permisos de gestión suficientes.
¿Puedo asignar tareas a empleados concretos?
Sí. Cada tarea puede tener o no un empleado responsable para facilitar el seguimiento y conocer quién está encargado de cada actividad.
¿Puedo trabajar con proyectos sin utilizar tareas?
Sí. Las tareas son opcionales. Puedes utilizar únicamente: Cliente → Proyecto → Horas si no necesitas dividir el trabajo en actividades más concretas.
¿Qué informes incluye el módulo de Proyectos y Clientes y quién puede consultarlos?
El módulo incluye diferentes informes para analizar las horas imputadas, los proyectos, clientes, tareas y carga de trabajo. El acceso a cada informe depende del rol del usuario.
| Nombre | Descripción | Quién puede hacerlo |
|---|---|---|
| Horas por proyecto | Muestra el tiempo dedicado a cada proyecto en un periodo determinado, separando las horas totales, facturables y no facturables para analizar el esfuerzo invertido en cada proyecto. | Administrador, Lector Global, Gestor de Proyectos, Responsable de proyecto |
| Rentabilidad de proyectos | Compara las horas presupuestadas frente a las horas realmente imputadas para detectar desviaciones y proyectos con un consumo de tiempo superior al previsto. | Administrador, Lector Global, Gestor de Proyectos, Responsable de proyecto |
| Horas imputadas por empleado | Permite consultar cuántas horas ha imputado cada empleado durante un periodo para analizar su dedicación y carga de trabajo. | Administrador, Lector Global, RRHH, Gestor de Proyectos, Responsable o responsable auxiliar de departamento, Responsable de proyecto |
| Horas imputadas por cliente | Agrupa las horas dedicadas a cada cliente, independientemente del proyecto, para conocer qué clientes concentran una mayor dedicación de recursos. | Administrador, Lector Global, Gestor de Proyectos, Responsable de proyecto |
| Horas imputadas facturables | Analiza las horas registradas diferenciando el tiempo facturable del no facturable para conocer qué parte de la actividad puede ser facturada. | Administrador, Lector Global, Gestor de Proyectos, Responsable de proyecto |
| Distribución por tareas | Detalla cuánto tiempo se ha invertido en cada tarea de un proyecto para identificar las actividades con mayor consumo de horas y detectar tareas críticas. | Administrador, Lector Global, Gestor de Proyectos, Responsable de proyecto |
| Distribución por tareas y empleados | Detalla cuánto tiempo ha invertido cada empleado en las tareas de los proyectos para analizar cómo se distribuye el trabajo entre las personas. | Administrador, Lector Global, Gestor de Proyectos, Responsable de proyecto |
| Listado de proyectos | Lista los proyectos mostrando información general, responsable, cliente, estado, fechas y actividad reciente para disponer de una visión general de los proyectos. | Administrador, Lector Global, Gestor de Proyectos, Responsable de proyecto |
| Presupuesto consumido de proyectos | Muestra los proyectos comparando las horas presupuestadas frente a las horas utilizadas para controlar el consumo y detectar desviaciones. | Administrador, Lector Global, Gestor de Proyectos, Responsable de proyecto |
| Empleados sin imputaciones a proyectos | Identifica los empleados que no han registrado horas durante un periodo seleccionado para detectar posibles faltas de imputación. | Administrador, Lector Global, RRHH, Gestor de Proyectos, Responsable o responsable auxiliar de departamento |
| Evolución mensual de imputaciones | Representa la evolución de las horas imputadas durante un periodo para analizar aumentos o reducciones de actividad a lo largo del tiempo. | Administrador, Lector Global, RRHH, Gestor de Proyectos, Responsable o responsable auxiliar de departamento, Responsable de proyecto |
| Clientes más activos | Ordena los clientes según las horas dedicadas para identificar cuáles concentran una mayor cantidad de trabajo y recursos. | Administrador, Lector Global, Gestor de Proyectos |
| Actividad de responsables de proyecto | Analiza la actividad de los responsables de proyecto a partir de las horas imputadas durante un periodo para conocer la evolución de la actividad gestionada. | Administrador, Lector Global, Gestor de Proyectos |
| Tareas de proyectos | Muestra las tareas de los proyectos junto con su estado para consultar las actividades pendientes, en progreso, bloqueadas, completadas o canceladas. | Administrador, Lector Global, Gestor de Proyectos, Responsable de proyecto |
| Listado de imputaciones de proyectos | Exporta el detalle de las imputaciones con empleado, proyecto, tarea, fecha, minutos y observaciones para consultar el detalle completo de la actividad registrada. | Administrador, Lector Global, Gestor de Proyectos, Responsable o responsable auxiliar de departamento, Responsable de proyecto |
| Carga de trabajo de proyectos | Analiza cómo están repartidas las horas entre empleados para detectar sobrecarga o falta de asignación. | Administrador, Lector Global, RRHH, Gestor de Proyectos, Responsable o responsable auxiliar de departamento |
¿Puedo saber cuánto tiempo hemos dedicado a un cliente?
Sí. Los informes permiten agrupar todas las horas dedicadas a un cliente independientemente del proyecto al que pertenezcan.
De este modo, es posible conocer qué clientes consumen más recursos y analizar la dedicación real del equipo.
¿Puedo saber qué proyectos consumen más tiempo?
Sí. Puedes consultar las horas dedicadas a cada proyecto, compararlas con otros proyectos y analizar cuáles requieren más recursos.
¿Puedo controlar presupuestos de proyectos?
Sí. Puedes comparar las horas presupuestadas frente a las horas realmente utilizadas para detectar desviaciones y controlar mejor el consumo de recursos.
¿Puedo consultar la carga de trabajo de los empleados?
Sí. El módulo permite analizar cómo se distribuyen las horas entre empleados y proyectos para detectar sobrecargas o falta de asignación.
¿Puedo exportar los informes?
Sí. Los informes pueden exportarse en PDF y Excel. Además, muchos informes permiten organizar la información por empleado, cliente o proyecto para facilitar su lectura y distribución.
¿Qué ocurre si un empleado olvida indicar un proyecto?
Dependerá de la configuración elegida por la empresa. Puedes permitir fichajes sin imputación o configurar que sea obligatorio seleccionar una imputación antes de registrar la jornada.
Precios y licencia
¿Cuántas tarifas hay y que incluye cada una?
Actualmente disponemos de 4 planes:
- Tarifa Free: completamente gratuita. Incluye publicidad y no tiene soporte.
- Tarifa Standard: 2€ por empleado. Sin publicidad y con soporte para responder a cualquier duda puntual o problema que te pueda surgir vía email y telefónica.
- Tarifa Business: 4€ por empleado. Sin publicidad, con soporte y gestión de proyectos, tareas y clientes.
- Tarifa Professional: 8€ por empleado. Sin publicidad y con soporte completo. Incluye la gestión integral de la empresa.
➯ Opcional: Start Pack inicial por 150€ e incluye registro de la empresa, alta de los empleados (hasta 30 empleados, cada usuario adicional tiene un coste de 1€) y configuración de vacaciones y calendarios. Además, incluye una formación al administrador con todas las funcionalidades y herramientas. Muy útil para la tarifa Free y la tarifa Standard, ya que tienen autogestión.
¿Hay diferentes planes según el número de empleados?
No tenemos un plan específico según el número de empleados, pero sí que es recomendable hacerlo de la siguiente manera:
- Tarifa Free: empresas familiares y pequeños negocios
- Tarifas Standard, Business y Professional: pymes, grandes empresas y corporaciones
Por supuesto, esto es adaptable a cada empresa. Los 4 planes son distintos y atienden a unas necesidades específicas.
¿Puedo cambiar de plan en cualquier momento?
Sí, puedes pasar de una tarifa a otra en cualquier momento. Solo tienes que ponerte en contacto con nosotros y ampliaremos el servicio que decidas ese mismo día.
¿La licencia es por usuario, por empresa o por dispositivo?
La licencia se gestiona por número de empleados, no por dispositivo. Se entiende por empleado cualquier usuario que use la aplicación incluyendo personal de RRHH y administradores.
¿La licencia incluye actualizaciones?
Sí, todas las actualizaciones y mejoras de la aplicación están incluidas en el precio.
¿El soporte técnico está incluido en la licencia?
Sí, el soporte está incluido pero con matices:
- Tarifa Free: no incluye soporte.
- Tarifa Standard: soporte limitado para responder a cualquier duda puntual o problema que te pueda surgir vía email y telefónica.
- Tarifa Business: soporte limitado para responder a cualquier duda puntual o problema que te pueda surgir vía email y telefónica.
- Tarifa Professional: soporte completo para ayudarte en la implementación, el uso diario y la resolución de problemas de la forma más rápida para garantizar el correcto funcionamiento de la herramienta en tu empresa.
Duración, cancelación y renovación de las licencias
- Duración: nuestros servicios para las tarifas Standard, Business y Professional tienen una duración de un mes o de un año dependiendo del compromiso contratado, a excepción de la Free.
- Cancelación: las tarifas Standard, Business y Professional pueden cancelarse en cualquier momento. Sin embargo, si la tarifa se contrata con compromiso anual y el cliente quiere cancelar el servicio anticipadamente, se deberá abonar la parte proporcional pendiente hasta completar los 12 meses contratados.
- Renovación: las licencias se renovarán automáticamente de forma anual según el plan elegido. Si no se desea renovar, basta con comunicárnoslo antes de la fecha de renovación y no se le hará ningún cargo.

